Nieuwsbrief - Bonnen scannen zonder gedoe digitale administratie voor de installatiebranche

Papieren bonnetjes in de bus, een jaszak of werkmap: voor veel monteurs, planners en werkvoorbereiders is het dagelijkse praktijk. En aan het einde van de week (of maand) begint het uitzoekwerk. Wat hoort bij welk project? Waar is dat tankbonnetje gebleven?

Goed nieuws: dit kan nu al veel slimmer. Met tools zoals SimplyWise wordt bonnetjes verwerken eenvoudiger, sneller en betrouwbaarder – ook op de bouwplaats en onderweg.

Wat is SimplyWise?

Inzicht in kosten met de cost estimator

SimplyWise is een app die papieren en digitale bonnetjes automatisch omzet naar een overzichtelijke, digitale administratie.

De app:

• scant bonnetjes met je telefoon

• berekent automatisch kosten en totalen (cost estimator)

• herkent automatisch datum, leverancier, btw en bedrag

• slaat alles veilig op in de cloud

• maakt rapportages voor administratie en boekhouding
  

Voor de technische installatiebranche betekent dit:

• direct inzicht in kosten via de ingebouwde cost estimator

• minder tijd kwijt aan papierwerk

• minder fouten bij overtypen

• altijd inzicht in kosten per project of categorie
  

Monteurs kunnen zich focussen op hun werk, terwijl de administratie gewoon doorloopt.

Beschikbaar en eenvoudig in gebruik

SimplyWise is beschikbaar in Nederland en werkt op:

• Android (Google Play Store)

• iPhone (Apple App Store)

De app is volledig in het Nederlands te gebruiken. Dat maakt hem laagdrempelig voor iedereen op de werkvloer.

Gebruikers beoordelen SimplyWise zeer positief:

• ⭐ 4,6 / 5 in Google Play

• ⭐ 4,8 / 5 in de Apple App Store
  

Dit zijn geen proefgebruikers, maar tienduizenden mensen die de app dagelijks inzetten.

Wat kost het?

SimplyWise werkt met een freemium-model:

Gratis versie

• tot 10 bonnetjes per maand scannen

• automatische herkenning van gegevens

• cloudopslag

Prima om te testen of voor wie af en toe iets declareert.

Betaalde abonnementen (na 7 dagen proef)

Personal – ± €27 per jaar

• onbeperkt bonnetjes scannen

• onbeperkte cloudopslag
  

Business – ± €82 per jaar

• alles van Personal

• geschikt voor meerdere gebruikers

• rapportages in Excel en PDF
  

Voor bedrijven met meerdere monteurs of een kantooradministratie is dit vooral interessant.

Hoe werkt dit in de praktijk?

De kracht van SimplyWise zit in de eenvoud.

1. Bon scannen op locatie

• Maak een foto van het bonnetje

• De app leest automatisch alle gegevens uit

• Geen handmatig invoeren nodig

Zelfs verkreukelde of gescheurde bonnetjes worden vaak probleemloos herkend.

2. Digitale bonnen automatisch binnenhalen

• koppel je e-mail (bijv. Outlook of Gmail)

• e-facturen en online aankopen worden automatisch toegevoegd

• ook screenshots of doorgestuurde facturen werken
  

3. Ordenen zoals jij wilt

• categorieën zoals brandstof, onderdelen, gereedschap

• per project of klus te groeperen

• notities toevoegen indien nodig

Alles staat veilig opgeslagen en raakt niet meer kwijt.

4. Kostenoverzicht en rapportages (cost estimator)

Een belangrijk voordeel voor de installatiebranche is de cost estimator van SimplyWise.

• maandoverzichten

• btw-overzichten

• export naar Excel of PDF
  

De cost estimator rekent automatisch:

• totalen per categorie (bijv. brandstof, materiaal, gereedschap)

• kosten per periode of project

• btw-bedragen zonder rekenwerk
  

Handig voor:

• de boekhouder

• de administratie op kantoor

• btw-aangifte of kostencontrole
  

Wat merken gebruikers?

Veel gebruikers noemen SimplyWise een echte tijdbespaarder.

Ervaringen:

• minder fouten dan handmatig invoeren

• administratie kost minuten in plaats van uren

• alles staat op één plek

Een projectmanager gaf aan dat hij zijn bonnenverwerking terugbracht van een halve dag naar enkele minuten. Dat is directe winst.

Werken op kantoor én onderweg

Hoewel SimplyWise vooral mobiel wordt gebruikt, kun je ook:

• inloggen via de computer

• rapportages downloaden

• bonnetjes bekijken en verwerken op kantoor
  

Daarnaast zijn er koppelingen mogelijk met:

• bank- en creditcardtransacties

• boekhoudsoftware zoals QuickBooks

• online aankopen (bijv. PayPal)

Dit maakt het makkelijker om te controleren of alle kosten compleet zijn.

En hoe zit het met alternatieven?

Er zijn meer oplossingen op de markt, zoals:

• Expensify

• Dext / Receipt Bank

• Basecone

• scanfuncties in boekhoudpakketten

Deze zijn vaak krachtig, maar ook:

• duurder

• complexer

• gericht op accountants in plaats van monteurs

SimplyWise valt op door de combinatie van eenvoud, prijs en gebruiksgemak.

Conclusie: dit werkt nu al

Digitale bonnetjes verwerken is geen toekomstmuziek meer. Tools zoals SimplyWise laten zien dat dit vandaag al praktisch inzetbaar is – ook in de technische installatiebranche.

De voordelen:

• minder papier

• minder fouten

• minder tijd kwijt aan administratie

Of je nu monteur, planner of werkvoorbereider bent: minder gedoe met bonnetjes betekent meer focus op je echte werk.

De gratis versie maakt instappen laagdrempelig. Proberen kost weinig – en kan veel opleveren.

📅 Ontdek het zelf

Wil je minder papierwerk en meer grip op kosten?

Plan een gratis adviesgesprek via Berkland.nl of schrijf je in voor onze workshop “Slimmer werken met digitale administratie”.